About Me và Template — tầng vai của hệ thống
About Me là bản mô tả vai mà AI đọc trước khi trả lời bất cứ câu nào: mình là ai, phục vụ ai, được làm gì, và chỗ nào phải dừng lại hỏi người phụ trách phụ trách phụ trách. Một bản gốc do người đứng đầu ký, mỗi phòng một bản kế thừa. Kèm theo là bộ template để mọi hồ sơ ra ngoài mang cùng một nhận diện.
Hai tầng — một bản gốc, mỗi phòng một bản kế thừa
Chúng tôi hay ví việc này với ngày đầu nhận một người vào phòng mua hàng: trước khi cho đặt lô đầu tiên, người ấy cần biết doanh nghiệp phục vụ khách nào, nhà cung ứng nào đang có hợp đồng, điều gì doanh nghiệp không bao giờ cam kết với khách. About Me làm đúng việc ấy cho AI.
| Tầng | Ai ký | Chứa gì | Được sửa thế nào |
|---|---|---|---|
| Bản gốc | người đứng đầu | doanh nghiệp là ai, phục vụ khách nào, ba điều không bao giờ làm, cách xưng hô với khách | người đứng đầu duyệt bản mới, có phiên bản, ngày hiệu lực và lịch sử; không ghi đè bản đã ký |
| Bản phòng | trưởng bộ phận | kế thừa trọn bản gốc, thêm việc của phòng: đọc kho nào, ngưỡng nào phải dừng | kế thừa bản gốc đã ký; chỉ chi tiết trong quyền được cấp; cần mở rộng quyền thì trình sửa bản gốc trước |
Sáu trường của một bản About Me
vai trong doanh nghiệp, không phải mô tả chung về trợ lý
người trong doanh nghiệp hay khách; mỗi đối tượng một cách trả lời
danh sách kho được phép đọc, nối thẳng về bản đồ tri thức
những việc lặp AI nhận: tra mã, đếm trường, dàn hồ sơ, nhắc hạn
dẫn về ba mức của Luật 0; gặp mức Tuyệt đối thì hệ giữ chặt
xưng hô, giọng, và điều không bao giờ nói với khách
Đường đi từ bản gốc tới Agent của phòng đầu tiên
Người đứng đầu cùng người điều phối chọn phòng ưu tiên, tác vụ, người giữ dữ liệu và ba điều bắt buộc. Chốt danh mục, đầu vào và lịch dự kiến.
AAS soạn sáu trường và Luật 0; người đứng đầu duyệt bản gốc, quyền đọc/ghi, chỗ phải dừng, phiên bản và ngày hiệu lực. Chưa ký thì chưa mở Agent nhận việc thật.
Trưởng bộ phận kế thừa bản gốc đã ký, bổ sung quy tắc và tác vụ của phòng. Người có quyền duyệt dữ liệu, nguồn đọc và điều kiện dừng trước khi cấu hình thử.
Thử trường hợp bình thường, thiếu dữ liệu, vượt quyền và yêu cầu lặp theo phạm vi đã giao. Kết quả dẫn được nguồn và đúng phiên bản; chưa đạt thì sửa và kiểm lại.
Người có thẩm quyền duyệt mở từng tác vụ sau khi trường hợp bắt buộc đạt. Thông tin từ phiếu còn chờ xác nhận không được dùng làm quy tắc; thay quyền hoặc dữ liệu thì kiểm lại phần bị ảnh hưởng.
Ghi bản đang dùng, người nhận, cách sao lưu/khôi phục và phạm vi hỗ trợ. Trường hợp phải dừng và trường hợp chọn lại cấu hình là ví dụ; danh sách lần nghiệm thu phải phủ các quyền được giao.
Bộ template — mọi hồ sơ ra ngoài mang cùng một nhận diện
Song song với About Me, chúng tôi dựng bộ template để hồ sơ gửi khách của doanh nghiệp anh chị thống nhất từ trang bìa tới chữ ký.
Giá trị thành hành vi và cách duy trì
| Nội dung | Cách thực hành |
|---|---|
| Giá trị và hành vi | Lãnh đạo cùng nhân sự chọn giá trị muốn giữ; mô tả việc làm quan sát được khi tư vấn, bàn giao, báo vấn đề và chăm sóc. |
| Lãnh đạo làm mẫu | Cam kết đúng quyền, kiểm nguồn trước quyết định, phản hồi việc báo sớm; giữ cùng một chuẩn khi xem xét tình huống. |
| Tiếp nhận và bàn giao vai | Có người hướng dẫn, mẫu hồ sơ, tình huống thực hành và người thay khi vắng; biết tìm bản đúng và người cần hỏi. |
| Ghi nhận và phản hồi | Ghi nhận hành vi làm đúng; phân biệt báo cáo sự cố trung thực với cố ý bỏ quy trình. Xử lý bất đồng và vi phạm bằng căn cứ, đúng trách nhiệm. |
| Học từ công trình | Sau bàn giao hoặc sự cố, rà nguyên nhân, cập nhật SOP và thư viện, hướng dẫn lại người liên quan; theo dõi việc áp dụng. |
Một bản mô tả vai tốt phải nói được cả chỗ không nhận việc
Phần lớn bản giới thiệu chỉ kể phần làm được. Trợ lý đọc bản như thế sẽ nhận mọi câu hỏi và trả lời cả thứ mình không chắc — đó là chỗ sai đắt nhất, vì người hỏi không có cách nào biết câu trả lời ấy đang đoán.
Loại việc doanh nghiệp không nhận, loại yêu cầu phải chuyển cho người khác, loại câu hỏi phải để người có nghề trả lời. Viết thành dòng rõ ràng thì trợ lý dừng đúng chỗ, và người hỏi được chuyển tới đúng người ngay lượt đầu.
Bản mô tả vai khai luôn ba mức: việc trợ lý tự làm · việc làm xong phải có người xem lại · việc bắt buộc hỏi trước khi làm. Ba mức ấy là thứ giữ cho hệ vừa nhanh vừa không vượt quyền.
Mỗi câu trả lời dẫn được về tài liệu gốc trong kho. Không tra được nguồn thì trợ lý nói chưa có dữ liệu, thay vì dựng một câu nghe hợp lý. Chưa có dữ liệu là một câu trả lời đúng; đoán thì không.
Bắt đầu từ đâu
Bản gốc được ký trước bản phòng; dữ liệu và quyền được duyệt trước khi thử; kiểm đạt trước khi mở vận hành. Lịch bốn tuần là dự kiến theo điều kiện đầu vào của doanh nghiệp anh chị.
Liên hệ — Hotline · Zalo · EmailĐây là bản khung. Đổi bản gốc có người đứng đầu duyệt, phiên bản và ngày hiệu lực; giữ lịch sử và kiểm lại các bản phòng bị ảnh hưởng.